Vous pouvez créer des tâches à partir de prospects ou de manière indépendante. Toutes les tâches peuvent être gérées dans une section distincte et associées à des prospects après leur création.

Ouvrez la fiche de prospect souhaitée dans le CRM d'Tilda , puis repérez le bloc « Tâches ». Cliquez sur « Créer ».

Une fiche de création de tâche s'ouvrira. Remplissez les champs correspondants : titre et description de la tâche, date d'échéance, priorité et étape. Attribuez la tâche à un membre de l'équipe ou ajoutez des sous-tâches. Le responsable sera automatiquement associé à la tâche.

Une fois la tâche enregistrée, elle apparaîtra dans le bloc « Tâches » de la fiche de prospect ainsi que dans la section principale « Tâches ».

Pour accéder à la section « Tâches » depuis la page répertoriant toutes les listes, cliquez sur « Tâches » dans le menu du haut. Vous pouvez également ouvrir n'importe quelle liste, cliquer sur le menu à trois points, puis sélectionner « Tâches ».

La section « Tâches » propose trois modes d'affichage : Tableau, Kanban et Calendrier.

Dans le mode d'affichage « Tableau », chaque tâche affiche son titre, son responsable, sa date d'échéance, sa priorité, son statut et la liste à partir de laquelle elle a été créée, le cas échéant.

Pour masquer les champs inutiles, cliquez sur « Masquer les champs » dans la barre d'outils supérieure.

Utilisez la fonction de recherche et les filtres pour trouver des tâches par responsable, date, priorité ou statut.

Dans la vue Kanban, les tâches sont regroupées dans des colonnes correspondant à différentes étapes. Faites glisser une carte vers une autre colonne pour modifier rapidement son étape.

Dans la vue « Calendrier », les échéances des tâches sont classées par date d'échéance. Vous pouvez passer de la vue « Mois » à la vue « Semaine ».

Cliquez sur un jour précis pour ouvrir une fiche journalière contenant toutes les tâches à effectuer ce jour-là.

Accédez à la section « Tâches » et cliquez sur « Créer une tâche ».

La fenêtre qui s'ouvre comporte les champs suivants :

• Intitulé et description de la tâche.
• Date d'échéance — date et heure auxquelles la tâche doit être terminée, avec une notification facultative un jour, une heure ou 30 minutes avant la date d'échéance.
• Priorité : faible, moyenne ou élevée.
• Responsable — le membre de l'équipe que vous souhaitez désigner comme responsable de la tâche.
• L'étape à laquelle la tâche doit être affectée.
• Liste de contrôle pour les tâches comportant plusieurs étapes.

Utilisez le panneau situé à droite pour sélectionner une liste et un prospect spécifique à associer à la tâche.

Une fois la tâche enregistrée, elle apparaîtra dans la section principale « Tâches » ainsi que dans la liste des tâches de la personne à qui elle a été attribuée.

Par défaut, les tâches comportent trois étapes système : « Planifiée », « En cours » et « Terminée ». Ces étapes ne peuvent pas être supprimées, mais vous pouvez ajouter des étapes personnalisées dans les paramètres de la tâche : « Paramètres » → « Étapes de l'entonnoir de vente ».

Une fois que vous aurez créé une étape, celle-ci apparaîtra dans le tableau et sur le tableau Kanban.

Important : les étapes personnalisées sont associées au compte qui les a créées. Si des collaborateurs sont ajoutés au projet, ils ne pourront pas déplacer des tâches vers des étapes créées par un autre utilisateur.

La section « Tâches » propose trois types de notifications : les notifications internes, celles du navigateur et celles par e-mail. Vous pouvez les configurer dans les paramètres des tâches, sous l'onglet « Notifications ».

Vous pouvez choisir les notifications que vous souhaitez recevoir : modifications de champs, nouveaux commentaires, tâches en retard ou échéances proches. Pour les notifications de modification de champs, vous pouvez sélectionner des champs spécifiques.

Les notifications internes s'affichent dans la section « Tâches » du CRM d'Tilda lorsque vous cliquez sur l'icône en forme de cloche. Certaines de ces notifications peuvent être désactivées.

Les notifications par e-mail sont envoyées à l'adresse e-mail associée à votre compte Tilda . Elles sont envoyées une fois par jour sous forme de résumé et offrent un aperçu des modifications apportées aux tâches au cours de la journée.

Les notifications du navigateur sont activées séparément pour chaque navigateur. Lorsque vous les activez, le navigateur vous demandera l'autorisation d'envoyer des notifications.

Cliquez sur « Autoriser les notifications », puis confirmez l'autorisation dans la boîte de dialogue du navigateur.

Il arrive parfois que les notifications soient autorisées sur Tilda mais bloquées dans les paramètres du navigateur. Dans ce cas, réactivez-les dans le navigateur.

Les utilisateurs peuvent consulter et modifier les tâches en fonction de leur rôle et de leurs droits d'accès aux prospects. Les membres de l'équipe peuvent également consulter les tâches qui leur sont attribuées.

Si une tâche est liée à un prospect, vous pouvez l'attribuer à un membre de l'équipe ayant accès à la liste contenant ce prospect. Cela permet d'empêcher les utilisateurs ne disposant pas des autorisations requises de consulter les données des clients.